Kurumsal E-posta İçin Hosting mi, Ayrı Hizmet mi?

Bir şirket alan adı aldığında e-postayı iki şekilde çalıştırabilir: web sitesinin bulunduğu hosting paketindeki e-posta hesaplarıyla ya da ayrı bir kurumsal e-posta hizmetiyle. İkisi de ad@sirketiniz.com gibi bir adres sağlar, ancak yönetim, limitler ve ölçeklenme açısından farklıdır. Bu yazıda farkları ve hangi durumda hangisinin seçileceğini anlatıyoruz. E-postanın temel kavramları için kurumsal e-posta nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Hosting paketindeki e-posta

cPanel hosting gibi paketlerde web sitesiyle birlikte e-posta hesapları da gelir. Hesapları cPanel’den oluşturursunuz ve webmail ya da e-posta istemcisiyle kullanırsınız. Kurulum basittir ve ek bir hizmet gerektirmez. Küçük bir işletme, birkaç e-posta adresi ve düşük hacimli posta trafiği için çoğu zaman yeterlidir. Adım adım kurulum için cPanel’de e-posta hesabı oluşturma makalesine bakın.

Dikkat edilecek noktalar

• Kaynaklar ortaktır: E-posta, web sitesiyle aynı hesabın disk alanını ve sunucu kaynaklarını kullanır. Posta kutuları büyüdükçe site için ayrılan disk azalır.
• Gönderim limitleri vardır: Hosting e-postasında her hesaptan saatte en fazla 100 ileti gönderilebilir, bir iletide en fazla 50 alıcı olabilir ve ekleriyle birlikte ileti boyutu en fazla 25 MB’tır. Toplu bülten göndermek için uygun değildir.
• Site sorunları e-postayı etkileyebilir: Hosting hesabının askıya alınması ya da taşınması e-postayı da etkiler.
• Yönetim hosting hesabı üzerindendir: E-posta için ayrı bir yönetim ekranı ya da ayrı bir yetkilendirme yapısı yoktur.

Ayrı kurumsal e-posta hizmeti

Kurumsal Mail, e-postayı web sitesinden bağımsız bir altyapıda çalıştırır. YetkinBulutNet’te bu hizmet mailcow tabanlıdır. Paketler e-posta kutusu sayısına, toplam kotaya, kutu başına kotaya, alan adı sayısına ve saatlik gönderim limitine göre ayrılır. Webmail, yönlendirme (alias) tanımları ve SPF, DKIM, DMARC kayıtları için kolaylaştırılmış yapılandırma bulunur. Mevcut e-postaları IMAP ile yeni hesaba taşımak için imapsync kullanılabilir.

Hangi avantajları sağlar?

• Bağımsızlık: Web sitesini taşısanız ya da hostingi değiştirseniz bile e-postanız aynı yerde kalır.
• Kota yönetimi: Kutu başına ve toplam kota ayrı tanımlanır, site diskini etkilemez.
• Çok alan adı: Paketlere göre birden fazla alan adı tek hizmette yönetilebilir.
• Gönderici doğrulama: SPF, DKIM ve DMARC kayıtları teslim edilebilirlik için gereklidir ve bu hizmette kurulumu kolaylaştırılmıştır. Kayıtları kendiniz eklemek isterseniz SPF, DKIM ve DMARC kayıtları makalesine bakın.

Kurumsal Mail da toplu bülten göndermek için tasarlanmamıştır; paket özelliklerinde yazan saatlik gönderim limiti geçerlidir. Bülten ve pazarlama e-postaları için ayrı bir e-posta gönderim hizmeti kullanın.

Karşılaştırma

• Kullanıcı sayısı az, hacim düşük: Hosting e-postası yeterlidir.
• Çok sayıda çalışan ve büyük posta kutuları: Ayrı hizmet, kotayı site diskinden ayırır.
• Birden fazla alan adı: Ayrı hizmet tek yerden yönetmeyi kolaylaştırır.
• Site taşıma ya da hosting değişikliği planı: Ayrı hizmet e-postayı bundan bağımsız tutar.
• E-postanın kesintiye uğramaması iş açısından kritikse: Ayrı hizmet, web sitesi kaynaklı sorunların e-postaya yansımasını azaltır.

Karar verirken sorulacak sorular

1. Kaç e-posta adresine ihtiyacınız var ve her birinin kotası ne kadar olmalı?
2. Günlük ve saatlik kaç ileti gönderiyorsunuz? Saatte 100 iletiyi aşan bir kullanım varsa hosting e-postası yetmez.
3. Web siteniz ileride taşınacak ya da değişecek mi?
4. E-posta altyapısını web sitesinden ayırmak istiyor musunuz?
5. Kaç alan adı için e-posta kullanacaksınız?

Mevcut e-postaları taşımak

Başka bir sağlayıcıdan ya da hostingten geçerken posta kutularındaki iletileri kaybetmemek önemlidir. IMAP eşitleme ile klasörler ve iletiler yeni hesaba aktarılabilir. Geçişte alan adının MX kayıtları değişir; geçiş sırasında e-posta almayı kesmemek için TTL değerini önceden düşürmeniz iyi olur. Taşıma adımlarının genel çerçevesi için web sitesi taşıma rehberimize bakabilirsiniz. Taşıma desteği ek hizmet olarak sunulur.

Cihazlara kurulum

Hangi seçeneği seçerseniz seçin, e-posta hesabını telefonunuza ve bilgisayarınıza ekleyebilirsiniz. Kurulum için Outlook, Gmail uygulaması ve iPhone Mail makalelerini kullanabilirsiniz.

Sonuç

Birkaç adreslik, düşük hacimli bir kullanım için hosting e-postası yeterlidir. E-posta işiniz için kritikse, çok sayıda kutu ya da alan adı varsa ve altyapıyı web sitesinden bağımsız tutmak istiyorsanız ayrı bir kurumsal e-posta hizmeti daha uygundur. Seçimi gönderim hacmine, kutu sayısına ve ileride hosting değiştirme olasılığına göre yapın.